Jak utrzymać porządek w magazynie?

Jak utrzymać porządek w tak dużej i wypełnionej wieloma przedmiotami przestrzeni, jaką jest magazyn lub hala produkcyjna? Zadanie jest wymagające, ale odpowiednia strategia pomoże Ci w jego realizacji. Sprawdź, co zrobić, żeby przestrzeń była czysta i uporządkowana, a praca wydajniejsza. 

Metoda 5S – w magazynie i nie tylko 

Jedną z metod, która może pomóc utrzymać porządek w magazynie, jest – zapoczątkowana w Japonii – metodologia 5S. W założeniu miała ona na celu zaprowadzenie porządku i utrzymanie czystości na stanowisku pracy. Można jednak stosować ją zarówno w skali mikro, jak i makro, w magazynie, hali produkcyjnej czy biurze. Sprawdza się zarówno w przypadku pojedynczych obszarów w magazynie czy niewielkich stanowisk pracy, jak i w dużych magazynach czy halach produkcyjnych. 

Litera „S” odnosi się do japońskich słów, które reprezentują kolejne etapy całego procesu. Jak można się domyślić, takich etapów jest 5. Przyjrzyjmy się każdemu z nich:

1. Selekcja (Seiri) – na tym etapie należy dokonać selekcji wszystkich elementów potrzebnych w pracy i wyeliminować to, co zbędne. Pozbycie się z nadprogramowych, niepotrzebnych przedmiotów, akcesoriów czy narzędzi ułatwi wykonywanie obowiązków, zwiększy płynność pracy i pomoże utrzymać porządek. 
2. Systematyka (Seiton) – gdy miejsce pracy zostanie już „oczyszczone” z niepotrzebnych przedmiotów, należy zapewnić łatwy dostęp do wszystkiego, co jest niezbędne do wykonywania zadań, ale tylko w takiej ilości, jaka jest wymagana do wypełniania obowiązków. Stanowisko pracy powinno wyróżniać się porządkiem i funkcjonalnością, które przekładają się na większą wydajność pracy. Każda osoba pracująca w magazynie powinna wiedzieć, w którym miejscu znajdują się materiały, narzędzia, akcesoria, przyrządy, instrukcje czy dokumenty, a także po ich użyciu odkładać je na miejsc.

Wskazówka! W magazynie czy na hali produkcyjnej możesz m.in. jasno oznaczać poszczególne obszary (takie jak miejsca składowania czy miejsca, w których mają stać poszczególne urządzenia, np. wózki widłowe) kolorowymi liniami, tabliczkami czy etykietami. Warto stosować też oznaczenia kolorami czy strzałkami, wykorzystywać tzw. tablice cieni (shadow boards), na których graficznie oznacza się poszczególne narzędzia, dzięki czemu błyskawicznie można zidentyfikować brak któregokolwiek z nich.

1. Sprzątanie (Seiso) – miejsce pracy i jego otoczenie powinny być utrzymane w czystości, pozbawione zanieczyszczeń. Należy więc regularnie porządkować otoczenie, sprzątać powierzchnie płaskie, usuwać powstające zabrudzenia i dbać o ogólną czystość w magazynie (i innych miejscach). Ważne są tu regularność i dbanie o ustalony wcześniej harmonogram. O porządek na stanowisku pracy powinni dbać pracownicy, zaś o ogólną czystość w magazynie – pracodawca. 

O ile w przypadku innych etapów metodologii 5S ważne jest zaangażowanie kierownictwa czy pracowników firmy, o tyle w utrzymaniu czystości w magazynie możesz skorzystać z pomocy zewnętrznej firmy sprzątającej, która zadba o to, by otoczenie w pracy było czyste i schludne.

1. Standaryzacja (Seiketsu) – ten etap ma na celu określenie standardów realizacji oraz standardów przestrzegania zasad przez wszystkich pracowników. Na tym etapie tworzy się np. dokładne instrukcje wykonywania wszystkich czynności z poprzednich trzech kroków, określa się zakres tych czynności oraz odpowiedzialność pracowników, a także podejmuje się działania, które mają zapobiegać przed powrotem stanowiska pracy do poprzedniego stanu.
2. Samodyscyplina (Shitsuke) – gdy wszystkie zasady zostaną już ustalone, należy utrwalać je w świadomości wszystkich pracowników firmy, pokazując też, jak przestrzeganie zasad może wpływać na wzrost wydajności oraz poprawę jakości pracy. W tym miejscu polecamy jeden z poprzednich wpisów na naszym blogu, o tym, jak zachęcić pracowników do utrzymywania porządku w firmie i sprzątania po sobie.

Porządek w magazynie w praktyce – na co zwrócić uwagę?

Poniżej znajdziesz kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci utrzymać porządek w magazynie. 

System identyfikacji i oznakowanie – oznacz półki, regały czy miejsca składowania zgodnie z przyjętym systemem. Możesz przypisać unikalne kody bądź numery identyfikacyjne poszczególnym produktom lub grupom produktów. 

Rozmieszczenie towarów – posegreguj i rozmieść towary zgodnie z częstotliwością ich używania. Bliżej wyjścia lub w łatwo dostępnych miejscach umieść to, co najczęściej jest wykorzystywane. 

Regularne porządki – systematycznie przeglądaj stan magazynu i usuwaj to, co jest niepotrzebne, przeterminowane czy uszkodzone. Stwórz też harmonogram porządków, podczas których dostosujesz sposób i miejsce składowania towaru do aktualnych potrzeb. 

Współpraca z firmą sprzątającą – jeśli budżet firmowy na to pozwala, możesz oddelegować zadania związane z utrzymaniem czystości w magazynie zewnętrznej firmie sprzątającej. Będziesz mieć pewność, że przestrzeń jest czysta i przygotowana do rozpoczęcia pracy przez kolejną zmianę.

Zautomatyzowane systemy magazynowania – opracuj i wprowadź system zarządzania magazynem, dzięki któremu będziesz mieć możliwość śledzenia ilości produktów, ich lokalizacji oraz ruchu. 

Szkolenia dla pracowników – szkol personel i zwiększaj świadomość pracowników w zakresie utrzymywania porządku na swoim miejscu pracy oraz w całym magazynie. Zachęcaj ich do współpracy i komunikacji.

Optymalizacja przestrzeni – wykorzystuj przestrzeń w magazynie jak najbardziej efektywnie. Pomogą Ci w tym solidne i bezpieczne półki, regały oraz kontenery. Uporządkuj produkty według ich kształtów, rozmiarów lub częstotliwości używania. 

Regularne audyty – przeprowadzaj audyty i kontrole, które pomogą Ci ocenić skuteczność wprowadzonych systemów. Twórz też regularnie raporty, dzięki którym będziesz monitorować rotację towarów. 

Aby utrzymać porządek w magazynie, bardzo ważna jest systematyczność, postępowanie wg przyjętych zasad i ustalonych harmonogramów, a także zaangażowanie personelu. To, co możliwe oddeleguj zewnętrznej firmie sprzątającej. Możesz skorzystać też z nowoczesnych technologii służących do monitorowania zasobów, a także wdrożyć systematyczne audyty i oceny stanu magazynu. Wszystko to pomoże Ci utrzymać porządek i tym samym zwiększyć wydajność pracy.