Firma sprzątająca Warszawa

Jak ustalać szczegóły współpracy z firmą sprzątającą biura?

Zanim nawiążesz współpracę z firmą sprzątającą w Warszawie lub innym mieście, przedstaw swoje oczekiwania, opowiedz o charakterze pracy w Twojej organizacji i ustal zakres obowiązków. Podpowiemy Ci, na co zwrócić uwagę podczas ustalania szczegółów. 

Przedstaw swoje oczekiwania 

Żeby współpraca przebiegła sprawnie i każdy z pracowników Twojej firmy był zadowolony z działania firmy sprzątającej, już na samym początku warto sprecyzować i jasno przedstawić oczekiwania względem świadczonych usług. Najlepiej byłoby, aby ustaleniami zajęła się osoba, która dobrze zna charakter i rytm pracy w danej organizacji (w większych instytucjach i korporacjach za tego typu ustalenia odpowiedzialni są zwykle office managerowie). Z naszej strony realizację kontraktu nadzoruje koordynator.

Już podczas wstępnych rozmów z firmą sprzątającą warto ustalić m.in.:

• które pomieszczenia w firmie wymagają szczególnej uwagi – np. które muszą być sprzątane najczęściej i najdokładniej,
• w jakich godzinach pracownicy firmy sprzątającej mogą wykonywać swoje obowiązki, by nie przeszkadzać pracownikom Twojej organizacji,
• jakiego zakresu usług oczekujesz, jak często ma odbywać się sprzątanie itd.
• czy Twoja organizacja ma szczególne potrzeby albo czy występują nietypowe czynniki środowiskowe, które mogą wpływać na pracę personelu sprzątającego.

Ustal zakres obowiązków z firmą sprzątającą

Profesjonalna firma sprzątająca z Warszawy lub innego miasta przedstawi Ci – na podstawie Twoich oczekiwań – propozycję współpracy. Aby tak się stało, jej przedstawiciel powinien obejrzeć przestrzeń biurową i doświadczonym okiem oszacować zakres obowiązków. Wizyta w firmie jest potrzebna do tego, by dobrze zaplanować usługi. Ważne jest, aby sprawdzić m.in. jaki jest rozkład pomieszczeń, jak wyglądają poszczególne pokoje i sale, czym pokryta jest podłoga, jakie meble znajdują się w biurze, a także jak duża jest kuchnia oraz ile jest WC.

Dobre rozeznanie pomoże m.in. dobrać odpowiednie środki czystości, określić zakres i częstotliwość prac, a także odpowiednio wycenić usługę. 

Co może wchodzić w zakres obowiązków firmy sprzątającej? Na przykład:

• Sprzątanie stanowisk pracy,
• odkurzanie i mycie podłóg, pranie wykładzin,
• czyszczenie mebli i szklanych powierzchni,
• utrzymanie czystości w windach czy na korytarzach,
• utrzymanie porządku w kuchniach i łazienkach, czyszczenie sprzętów i armatury, dezynfekcja powierzchni, mycie elementów wyposażenia.

W APA Group oferujemy także tzw. usługi serwisu dziennego, które polegają m.in. na serwowaniu kawy, herbaty i napojów, obsłudze serwisów kawowych oraz zmywarek, przygotowywaniu sal konferencyjnych i sprzątaniu po konferencjach, a także na wykonywaniu usług cateringowych. 

Weź pod uwagę logistykę i uprawnienia 

Pracownicy firmy sprzątającej powinni mieć łatwy dostęp do pomieszczeń, w których będą wykonywać swoje usługi. Jeśli wejście do biura czy poszczególnych pomieszczeń wymaga posługiwania się przepustkami, zapewnij je pracownikom. Firma sprzątająca powinna też dysponować kluczami do sal czy pomieszczeń gospodarczych (jeśli to konieczne). 

Przed rozpoczęciem współpracy warto też pomyśleć o przeprowadzeniu szkolenia z zakresu bezpieczeństwa informacji – w firmie przechowywane są przecież ważne dokumenty (także finansowe), wrażliwe dane, raporty i całe know-how Twojej organizacji. Podczas takiego szkolenia możesz zapoznać pracowników firmy sprzątającej z zasadami bezpieczeństwa panującymi w biurze. 

Warto wiedzieć! W APA Group wszyscy pracownicy przed przystąpieniem do wykonania obowiązków są przeszkalani – zarówno w zakresie doboru środków czystości do konkretnych powierzchni czy metod sprzątania, jak i w zakresie zachowania poufności. Decydując się na współpracę z nami, masz pewność, że wszystkie informacje pozostaną bezpiecznie w Twojej firmie.

Dbaj o płynny przepływ informacji 

Aby współpraca z firmą sprzątającą przebiegała sprawnie, warto otwarcie komunikować się z jej przedstawicielami przez cały czas trwania umowy. Może np. okazać się, że niektóre procesy będą wymagały doprecyzowania lub modyfikacji. W takiej sytuacji dobrze będzie przekazać ewentualne uwagi managerowi odpowiedzialnemu za kontakt z Twoją firmą.

Istotne jest także dbanie o komunikację wewnątrz Twojej organizacji. Wszelkie uwagi na temat usług firmy sprzątającej powinny być na bieżąco przekazywane do office managera lub innej osoby odpowiedzialnej za kontakt z firmą sprzątającą. 

Charakter pracy w każdej organizacji jest inny, dlatego dobra firma sprzątająca w Warszawie czy innym mieście powinna wykazywać się elastycznością we współpracy ze zleceniodawcami. W APA Group wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów i dokładnie ustalamy zakres oraz czas wykonywania naszych obowiązków. Wszystko po to, żeby nie zakłócać płynności pracy w Twojej firmie i aby zapewnić komfort wszystkim pracownikom.